İş kurmadan önce yapılması gerekenler: pratik kontrol listesi

Bir iş fikri aklına geldiğinde ilk istek genelde hızlıca şirketi açıp işe koyulmaktır. Ama resmi işlemlere koşmadan önce birkaç soruya net cevap vermek, sonradan yaşanacak pek çok sıkıntıyı önler. Aşağıdaki liste, fikirden resmi kuruluşa geçerken dikkat etmen gereken başlıkları sırayla topluyor.

Önce işi tek cümleyle anlat

Ne satıyorsun, kime satıyorsun ve neden senden alsınlar? Bu üç soruya tek cümlede cevap veremiyorsan, kuruluş belgeleri de muhtemelen bulanık kalır. Bu cümleyi kenara yaz; hem faaliyet konusunu belirlerken hem de ilk müşterilerine anlatırken işine yarayacak.

Bu aşamada bir hata da çok fazla şeyi aynı anda sunmaya çalışmaktır. Tek bir ana hizmetle başlamak, sonradan genişletmeyi çok daha kolay hâle getirir.

Faaliyet konusu ve faaliyet kodları

Ticaret sicilinde ve vergi dairesinde bildirdiğin faaliyet konusu, hangi işleri yapabileceğini gösterir. Çok dar yazarsan yeni bir hizmete başlamak için değişiklik yapman gerekebilir. Çok geniş yazarsan da gereksiz bildirimler ve farklı yükümlülüklerle uğraşırsın.

Muhasebecinle birlikte iki listeyi yan yana koy: bugün yapacağın işler ve önümüzdeki bir yıl içinde ekleyebileceğin işler. Faaliyet kodlarının neler olduğunu ve bunların vergi tarafında nasıl okunduğunu da ondan öğrenmek iyi olur.

Yasal yapı kararı

Şahıs şirketi mi, limited şirket mi? Bu soru bu aşamada gelir ve tek başına bir karar değildir. Gelir beklentin, ortak sayın ve sorumluluk risklerin birlikte değerlendirilmelidir. Bu konuyu ayrıntılı tartıştığımız yazı burada: Şahıs şirketi mi, limited mi?

Karar verirken sadece kuruluş maliyetine bakma. Her yıl yapılacak muhasebe, beyan ve olası sermaye gereksinimleri de toplam tabloya girmeli.

Adres ve çalışma yeri

Kayıtlı adresin ile fiilen çalıştığın yer farklı olabilir. Ama her ikisinin de yasal olarak uygun olması gerekir. Evini adres olarak kullanmak mümkün olabilir, ancak binanın kullanım amacı ve kira sözleşmesindeki kısıtlar bu konuda belirleyicidir. Ev sahibinden izin almak ya da sözleşme maddelerini okumak bu yüzden önemli.

Ofis kiralamayı düşünüyorsan, önce kira sözleşmesinin süresini, depozito koşullarını ve fesih maddelerini karşılaştır. Kira kararını, aylık sabit giderlerinle birlikte düşün.

Banka, tahsilat ve fatura altyapısı

Ticari hesap, pos ve fatura programı gibi konular kuruluştan sonra değil, kuruluştan hemen önce planlanmalı. Hangi tahsilat yöntemini kullanacağına karar vermeden ilk faturanı kesersen, sonradan düzeltme yapmak zorunda kalabilirsin.

Müşterilerin hangi yollarla ödeme yapabileceğini de sor. Havale mi, kart mı, çek mi? Her yöntemin muhasebe kaydı ve takip süreci farklıdır.

Belge ve muhasebe düzeni

Fişleri nerede saklayacaksın? Ayın hangi gününde belgeleri toplayıp muhasebeciye ileteceksin? Bu soruları ilk günden cevaplamak, yıl sonunda yaşanacak karmaşayı büyük ölçüde azaltır. Basit bir klasör ya da dijital arşiv yeterli olabilir; önemli olan düzenli olmasıdır.

Ek izinler, sigorta ve marka adı

Bazı sektörler, faaliyete başlamadan önce ek izin ya da belge isteyebilir. Gıda, sağlık, eğitim, taşımacılık ve yapı gibi alanlarda bu konu özellikle önemlidir. Hangi faaliyetin hangi izne tabi olduğunu ilgili belediye ya da kurumun resmî bilgisinden öğrenmen gerekir. Bunu atlamak, işe başladıktan sonra kapanma ya da ceza riski doğurabilir.

Sigorta da ayrı bir başlıktır. Ticari bir araç kullanacaksan, ofis eşyaların ya da çalışanların için hangi poliçelerin uygun olduğunu bir sigorta uzmanıyla konuşmak mantıklıdır. Küçük bir işletme için bu giderler başlangıç bütçesinde ayrı bir satır olarak yer almalıdır.

Son olarak, işinin adını ve alan adını kuruluştan önce düşün. Aynı adın başka bir işletme tarafından kullanılıp kullanılmadığını araştırmak, sonradan isim değiştirme masrafını önler. Bu konuda ayrıca marka tescili yazımıza göz atabilirsin.

Kontrol listesi

Alan	Yapılacak	Kimle konuşulur
Hazırlık	İşi tek cümleyle yaz, hedef müşteriyi tanımla	Kendin
Yapı	Şahıs mı limited mi kararını ver	Mali müşavir
Faaliyet konusu	Bugünkü ve yakın gelecekteki işleri yaz	Mali müşavir
Yer	Kayıtlı adres ve çalışma yerini belirle	Ev sahibi, gerekirse avukat
Banka	Ticari hesap ve tahsilat yöntemini seç	Banka
Belge	Fatura türü ve fiş saklama düzenini kur	Mali müşavir
Bütçe	İlk üç ay için sabit gider listesi çıkar	Kendin

Son olarak

Kuruluş işlemlerinin ücretleri, harçları ve süreleri zaman içinde değişebilir. Bu yüzden bu listeyi bir yol haritası olarak kullan, ama güncel tutarları ve adımları başvurmadan önce mali müşavirinden ya da ilgili kurumdan teyit et. Hazırlık ne kadar iyi olursa, ilk aylardaki sürpriz de o kadar az olur.