E-fatura ile e-arşiv fatura farkı nedir, hangisini kesmelisin?

Yeni bir işletme açtığında fatura konusunda ilk karşına çıkan terimlerden biri "e-fatura", diğeri de "e-arşiv fatura"dır. İkisi de elektronik ortamda düzenlenen faturalardır, bu yüzden çoğu kişi aynı şey sanır. Oysa aralarında önemli farklar vardır ve yanlış seçim, hem müşterinle olan ilişkini hem de muhasebe düzenini etkileyebilir. Bu yazıda farkın ne olduğunu ve hangisinin hangi durumda kullanıldığını anlatıyoruz.

Ortak nokta: ikisi de elektronik

Hem e-fatura hem de e-arşiv fatura, kâğıt fatura yerine dijital ortamda düzenlenir. Her ikisinin de bir XML yapısı vardır ve bunlar hukuken geçerli belgelerdir. Yani fark, belgenin kâğıttan dijitale taşınması değildir; farkı, belgenin nasıl gönderildiği ve kimin sisteme kayıtlı olduğu belirler.

E-fatura nedir?

E-fatura, iki tarafın da e-fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda kullanılır. Yani fatura kesen de, faturayı alan da bu sistemde bir etiket ya da kayıt sahibidir. Fatura, bu iki taraf arasında doğrudan elektronik olarak iletilir ve alıcı tarafında da otomatik olarak kaydedilir.

Bu yapı, genellikle kurumsal müşterilerle yapılan işlemlerde görülür. Alıcı bir şirketse ve kendi muhasebesi sistemle çalışıyorsa, e-fatura beklemesi yaygındır.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir. Özellikle bireysel müşterilerle yapılan satışlarda kullanılır. Fatura, belirli bir yöntemle alıcıya e-posta ya da başka bir yolla iletilir, bir de kopyası sistemde arşivlenir.

Yani e-arşiv, karşı tarafın sistemine kayıtlı olmadığında kullanılan bir çözümdür. Bu nedenle bireysel müşteri ağırlıklı bir işletmede daha sık karşına çıkar.

Karşılaştırma tablosu

Konu	E-fatura	E-arşiv fatura
Alıcının sistemde kayıtlı olması	Gerekir	Gerekmez
Tipik müşteri	Kurumsal, şirket	Bireysel, kayıtlı olmayan
Gönderim	Sistem üzerinden doğrudan	Alıcıya iletim ve arşiv
Alıcı tarafındaki kayıt	Otomatik	Alıcının yöntemine bağlı
Kullanılacak program	Entegratör ya da e-fatura altyapısı	Entegratör ya da e-arşiv altyapısı

Hangisini kesmelisin?

Karar çoğu zaman şu soruya bağlıdır: Karşı tarafın e-fatura sistemine kayıtlı mı? Bunu bilmiyorsan, muhasebecin ya da kullandığın fatura programı genellikle bu kontrolü yapabilir. Yanlış tür kullanmak, düzeltme işlemlerini zorlaştırır.

Bir de şu noktaya dikkat et: Hangi fatura türünü kullanabileceğin, işletmenin yapısına ve kayıt durumuna göre değişebilir. Bu konuda yasal yükümlülükler zaman içinde güncellenebilir. Güncel kuralları ve kullanmak istediğin altyapının gerekliliklerini mali müşavirinden teyit etmen en doğrusudur.

Sık yapılan hatalar

Birinci hata, e-arşiv ile kesilmesi gereken bir faturayı yanlışlıkla kâğıt olarak düzenlemeye çalışmaktır. İkinci hata, müşterinin e-posta adresini eksik ya da yanlış girerek faturanın ulaşmamasına yol açmaktır. Üçüncü hata da fatura iptal ve düzeltme süreçlerini önceden öğrenmemektir.

Bu hataları önlemek için müşteri bilgilerini bir kez düzgünce kaydet ve her yeni müşteri için aynı formu kullan. Böylece hem iletim sorunu yaşamazsın hem de yıl sonunda kayıtlar tutarlı olur.

Fatura programı seçerken

Fatura programı ya da entegratör seçerken, sadece aylık ücrete bakma. Şunlara dikkat et: Hem e-fatura hem e-arşiv desteği var mı, muhasebe programınla entegre çalışıyor mu, fatura geçmişini dışa aktarmak kolay mı, ve destek hizmeti ne kadar hızlı yanıt veriyor?

Bir de bu yazılımın ücret yapısını, ek kullanımlar ve yeni özelliklerle nasıl değiştiğini anlamak önemlidir. Fiyat ve paket bilgileri değişebildiği için kesin rakamları sağlayıcının kendi sayfasından ya da satış ekibinden almalısın.

Düzeltme ve saklama

Fatura kesildikten sonra yapılan hataların düzeltilmesi de önemli bir konudur. Yanlış tutar, yanlış müşteri bilgisi ya da yanlış fatura türü gibi durumlarda hangi yöntemle düzeltme yapılacağı, kullandığın sisteme ve mevzuata bağlıdır. Bu nedenle ilk faturayı kesmeden önce, bir hata durumunda iptal ve düzeltme adımlarının nasıl işlediğini öğrenmelisin.

Bir de belgelerin saklanma süresi konusu var. Elektronik faturalar, yasal saklama yükümlülüğü kapsamında belirli bir süre muhafaza edilmelidir. Bu süre ve arşivleme yöntemi konusunda muhasebecinle netleş. Yedekleme bir zorunluluk olmasa da çok akıllıca bir alışkanlıktır.

Son olarak, müşterine gönderdiğin faturanın bir kopyasını kendi kayıtlarına al. Fatura programının ekranında görünmek ile kendi bilgisayarında ya da bulut klasöründe saklamak aynı şey değildir. Yıl sonunda toplu bir düzenleme yapmak yerine, her ay kısa bir kontrolle kayıtları eşitlemek daha az yorucudur.

Kısa özet

• E-fatura, iki tarafın da sistemde olduğu durumlarda kullanılır.
• E-arşiv fatura, alıcının sistemde olmadığı durumlarda kullanılır.
• İkisi de hukuken geçerli elektronik belgelerdir.
• Doğru türü seçmek için karşı tarafın kayıt durumunu önceden kontrol et.
• Güncel kurallar ve altyapı gereksinimleri için mali müşavirinden destek al.

Doğru fatura türünü seçmek, ilk aylarda görünmeyen ama sonradan çok zaman kazandıran küçük bir karardır.